Rechnungen

Norka stellt zu einem Aufenthalt eine Rechnung mit QR-Zahlung aus, sendet sie dem Gast per E-Mail und bewahrt sie auf. Die Rechnung ist in der Sprache, die Sie wählen, und lässt sich nach dem Ausstellen nicht mehr ändern, nur stornieren.

1. Rechnungsdaten anlegen

1. Öffnen Sie die Einstellungen und den Bereich Rechnungen.
2. Klicken Sie auf Daten hinzufügen und füllen Sie Firmenname, Adresse, Firmen-ID (IČO), gegebenenfalls die USt-IdNr. (DIČ) und die Kontonummer aus. Die IBAN für die QR-Zahlung ermittelt Norka selbst und erkennt einen Tippfehler in der Kontonummer schon beim Speichern.
3. Sind Sie umsatzsteuerpflichtig, schalten Sie Umsatzsteuerpflichtig ein und prüfen den Umsatzsteuersatz (%) (Unterkunft: 12 %).
4. Wählen Sie die Rechnungssprache: Sprache des Gastes (die bevorzugte Sprache des Hauptgastes, sonst Tschechisch) oder eine feste Sprache.
5. Speichern Sie.

Die ersten Daten sind der Standard und gelten für alle Objekte. Vermieten Sie Objekte im Namen verschiedener Personen oder Firmen, legen Sie weitere Daten an und wählen Sie sie im Objekt im Bereich Rechnungen.

Rechnungen werden mit Jahr und laufender Nummer nummeriert (zum Beispiel 20260001), die Reihe beginnt jedes Jahr neu. Die Nummer ist zugleich der Verwendungszweck (VS).

2. Welche Aufenthalte abgerechnet werden

• Booking.com und Airbnb kassieren die Zahlung und stellen dem Gast den Beleg aus, daher werden Aufenthalte aus ihren Importen nicht abgerechnet. Zahlt ein Gast vom Portal direkt an Sie, schalten Sie beim Import Rechnungen ausstellen ein oder klicken Sie in der Reservierung auf Trotzdem ausstellen.
• eChalupy, Megachalupy und Direktbuchungen werden abgerechnet.
• Blockierte Zeiträume und eigene Aufenthalte werden nie abgerechnet.

3. Die Rechnung ausstellen

1. Öffnen Sie die Reservierung. Rechts ist die Karte Rechnung mit Betrag, Empfänger und Sprache.
2. Klicken Sie auf Rechnung ausstellen.

Die Rechnung lautet auf den Hauptgast und den Preis des Aufenthalts. Fehlen Preis oder Hauptgast, sagt Norka, was zu ergänzen ist. Ein Aufenthalt in mehreren Objekten mit verschiedenen Rechnungsdaten erhält je Datensatz eine eigene Rechnung.

4. PDF und Versand an den Gast

• PDF öffnen zeigt die Rechnung. Darauf ist eine QR-Zahlung, die der Gast in seiner Banking-App scannt, und für Umsatzsteuerpflichtige die Steueraufstellung.
• An Gast senden schickt sie per E-Mail in der Sprache der Rechnung, mit dem PDF im Anhang. Die Adresse können Sie vor dem Senden ändern. Die Karte zeigt danach, wann sie gesendet wurde.

5. Stornieren

Eine ausgestellte Rechnung lässt sich weder ändern noch löschen. Ist sie falsch, klicken Sie auf Stornieren:

• Nicht umsatzsteuerpflichtig: Die Rechnung bleibt mit dem Stempel STORNIERT erhalten.
• Umsatzsteuerpflichtig: Norka stellt dazu eine Gutschrift mit negativen Beträgen in derselben Nummernreihe aus.

Danach können Sie den Aufenthalt erneut abrechnen. Stornierte Rechnungen und Gutschriften stehen auf der Karte unter Frühere Belege.

Alle Rechnungen

Öffnen Sie im Menü links Rechnungen. Sie sehen alle ausgestellten Rechnungen und Gutschriften, die neuesten oben, und unter der Tabelle ihre Summe. Ein Klick auf den Aufenthalt öffnet die Reservierung, das Symbol neben der Nummer das PDF.

Filtern können Sie nach Ausstellungsdatum (Dieser Monat, Letzter Monat, Dieses Jahr, Alle oder Benutzerdefiniert), nach Belegart (gültig, storniert, Gutschriften), danach, ob der Aufenthalt bezahlt ist, ob die Rechnung an den Gast gesendet wurde, und nach Rechnungsdaten. Die Suche findet Rechnungsnummer, Empfänger oder Aufenthalt.

Rechnungen und der Assistent

Ein über MCP verbundener Assistent kann prüfen, ob ein Aufenthalt eine Rechnung braucht (get_invoices), sie ausstellen (issue_invoice) und an den Gast senden (send_invoice). Stornieren kann er nicht; das erledigen Sie immer selbst in der App.